Support

neo.guard Manual

Erster Login

Nach der Installation und dem ersten Start der neo:guard Software verwenden Sie das initial vergebene Passwort, das Ihnen zur Verfügung gestellt wurde. Nach dem ersten Login werden Sie aufgefordert, ein neues Passwort zu wählen. Ihr neues Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und folgende Kriterien erfüllen:

Mindestens einen Großbuchstaben
Mindestens einen Kleinbuchstaben
Mindestens eine Ziffer
Mindestens ein Sonderzeichen

Dashboard

Nach erfolgreichem Login gelangen Sie zum Dashboard. Hier erhalten Sie eine Übersicht aller Vorgänge. Jeder Vorgang kann durch einen Klick auf das Mülleimer-Symbol gelöscht werden.

Neuer Vorgang

Um einen neuen Vorgang zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche “+ neuer Vorgang”. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie dem Vorgang einen Namen geben. Anhand dieses Namens finden Sie den Vorgang später im Dashboard wieder. Wir empfehlen, hierzu ihr Aktenzeichen zu verwenden. Sie können aber auch einen beliebigen anderen Namen verwenden. Außerdem wählen Sie hier, ob die Dokumente in diesem Vorgang konsistent pseudonymisiert werden sollen.

Was bedeutet konsistente Pseudonymsierung?
neo:guard ersetzt einzelne Namen von Personen oder Unternehmen, Anschriften, Postleitzahlen und vieles mehr durch fiktive Pseudonyme. Taucht beispielsweise derselbe Name in mehreren Dokumenten innerhalb eines Vorgangs auf, ersetzt neo:guard diesen auch immer durch das selbe Pseudonym. So bleibt der inhaltliche Zusammenhang der Dokumente untereinander gewahrt.

Dokumente hochladen

Sie können Ihre Dokumente entweder per Drag & Drop ins Upload-Feld ziehen oder durch einen Klick auf das Upload-Feld und die anschließende Auswahl der Dateien im „Datei Öffnen“ Dialog hochladen.

Modus wählen

Nach dem Hochladen der Dokumente wählen Sie den gewünschten Modus.

Pseudonymisieren
In diesem Modus werden alle erkannten Daten durch fiktive, aber ähnliche Daten ersetzt. Die Pseudonymisierung erfolgt konsistent, sofern Sie dies beim Erstellen des Vorgangs so gewählt haben. Pseudonymisierte Dokumente können später wiederhergestellt werden.
Anonymisieren
Hier werden alle erkannten Daten durch Asterisk-Zeichen (*) ersetzt. Eine Wiederherstellung der anonymisierten Daten ist nicht möglich.
Wiederherstellung
Mit dem neo:key können pseudonymisierte Dokumente wiederhergestellt werden. Die zuvor eingesetzten fiktiven Daten werden dabei wieder durch die Originaldaten ersetzt.

Dies gilt auch, wenn es sich nicht mehr um das ursprüngliche Dokument handelt, sondern eine Überarbeitung oder Verarbeitung durch Sie selbst oder Dritte. Das bedeutet, auch eine Zusammenfassung, Analyse oder Ergänzung der ursprünglichen Inhalte kann (sofern die verwendeten Pseudonyme dieselben geblieben sind) mit neo:guard wiederhergestellt werden. Dann erscheinen in dem verarbeiteten Dokument die ursprünglichen persönlichen Daten.

Verarbeitung Starten

Um die Verarbeitung zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche “Starte Verarbeitung”. Notieren Sie sich den neo:key, der Ihnen nach dem Start eingeblendet wird, sorgfältig. Dieser ist für die Wiederherstellung pseudonymisierter Dokumente wichtig.

Wiederherstellung nur mit neo:key
Der neo:key wird Ihnen nach dem Start der Pseudonymisierung angezeigt. Er gilt für alle mit diesem Start verarbeiteten Dokumente. Jedes Mal, wenn Sie ein oder mehrere weitere Dokumente verarbeiten, erhalten Sie einen neuen neo:key.
Nur mithilfe des korrekten, für diese Pseudonymisierung gültigen neo:keys können Sie ein maskiertes Dokument wiederherstellen.

Bedeutung der Status Symbole

Während der Verarbeitung und nach deren Abschluss können verschiedene Status Symbole angezeigt werden:

Dokument wartet auf Verarbeitung

Dokument wird gerade verarbeitet

Verarbeitung abgeschlossen

Dokument löschen / Vorgang löschen (im Dashboard)

Dokument herunterladen

Weitere Hilfe

Sollten Sie weitere Unterstützung benötigen, können sie ein Ticket in unserem Support-Portal erstellen. Wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen mit einer Lösung oder eventuellen Rückfragen. Erstellen Sie dazu einfach einen neuen Account mit Ihrer dienstlichen Email-Adresse.

FAQ

Welche Datentypen werden maskiert?

✓

Die folgenden Datentypen werden maskiert:

Personennamen
Unternehmensnamen
Straßennamen
Postleitzahlen
Telefon- und Faxnummern
IBANs
Steuer-IDs
Email-Adressen

Welche Dateitypen sind für den Upload erlaubt?

✓

neo:guard verarbeitet die Dateitypen .doc und .docx, also Word-Dokumente.

Wie groß dürfen Dateien maximal sein?

✓

Die maximale Dateigröße wird von Ihrem Administrator festgelegt.

Was kann ich tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe?

✓

Kontaktieren Sie hierzu ihren Administrator.

Wie viele Dateien kann ich gleichzeitig hochladen?

✓

Sie können beliebig viele Dateien gleichzeitig hochladen. Keine der Dateien darf die maximale Dateigröße überschreiten.

Wie verwende ich den neo:key?

✓

Der neo:key wird nach dem Start der Pseudonymisierung angezeigt und ist essentiell für die Wiederherstellung pseudonymisierter Dokumente. Notieren Sie sich den neo:key sorgfältig, da er für alle Dokumente gilt, die im Zuge eines Uploads verarbeitet wurden.

Um ein pseudonymisiertes Dokument wiederherzustellen, benötigen Sie den spezifischen neo:key, der bei der ursprünglichen Verarbeitung generiert wurde. Ohne den korrekten neo.key können die Daten nicht wieder in ihre Originalform gebracht werden.

Was bedeutet “konsistente Pseudonymisierung”?

✓

neo:guard ersetzt einzelne Namen von Personen oder Unternehmen, Anschriften, Postleitzahlen und vieles mehr durch fiktive Pseudonyme. Taucht beispielsweise derselbe Name in mehreren Dokumenten innerhalb eines Vorgangs auf, ersetzt neo:guard diesen auch immer durch das selbe Pseudonym. So bleibt die Konsistenz, also der inhaltliche Zusammenhang der Dokumente untereinander gewahrt.

Wie pseudonymisiere / anonymisiere ich ein Dokument?

✓

Neuer Vorgang starten: Klicken Sie im Dashboard auf die Schaltfläche “+ neuer Vorgang”.
Benennen Sie den Vorgang und wählen Sie aus, ob die hierunter verarbeiteten Dokumente konsistent pseudonymisiert werden sollen.
Dokumente hochladen: Ziehen Sie Ihre Dokumente per Drag & Drop ins Upload-Feld oder klicken Sie auf das Upload-Feld, um die Dateien im „Datei Öffnen“ Dialog auszuwählen.
Modus wählen:
- Pseudonymisieren: Alle erkannten Daten werden durch fiktive, aber ähnliche Daten ersetzt. Diese Daten können später wiederhergestellt werden.
- Anonymisieren: Alle erkannten Daten werden durch Asterisk-Zeichen (*) ersetzt und können nicht wiederhergestellt werden.
Verarbeitung starten: Klicken Sie auf die Schaltfläche “Starte Verarbeitung”. Notieren Sie sich den angezeigten neo:key für die spätere Wiederherstellung pseudonymisierter Dokumente.

Wie kann ich mehrere Dokumente zusammenhängend pseudonymisieren?

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Um mehrere Dokumente konsistent zu pseudonymisieren, laden Sie alle relevanten Dokumente in einem Vorgang hoch und wählen den Modus “Pseudonymisieren”.

neo:guard sorgt dafür, dass gleiche Namen und Adressen in allen Dokumenten durch die gleichen Pseudonyme ersetzt werden. Dies bewahrt den inhaltlichen Zusammenhang der Dokumente und gilt auch für weitere Dokumente, die Sie später im selben Vorgang pseudonymisieren.

Wie stelle ich ein zuvor pseudonymisiertes Dokument wieder her?

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neo:key bereithalten: Stellen Sie sicher, dass Sie den neo:key, der bei der ursprünglichen Pseudonymisierung generiert wurde, zur Hand haben.
Dokument wiederherstellen: Laden Sie das pseudonymisierte Dokument in die neo:guard Software hoch.
Wiederherstellungsmodus wählen: Wählen Sie den Modus “Wiederherstellen” und geben Sie den neo:key ein.
Verarbeitung starten: Klicken Sie auf die Schaltfläche “Starte Verarbeitung”. Das Dokument wird nun wieder in seine Originalform zurückgeführt, wobei die fiktiven Daten durch die Originaldaten ersetzt werden.